Η σωστή οργάνωση της αποθήκης του eshop σας μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την προετοιμασία των παραγγελιών, χωρίς επιπλέον προσωπικό ή νέες επενδύσεις. Στην πράξη, οι μεγαλύτερες καθυστερήσεις δεν προκαλούνται πάντα από την έλλειψη προσωπικού ή τον αυξημένο όγκο παραγγελιών. Πολύ συχνά οφείλονται σε μικρές καθημερινές κινήσεις: ένας εργαζόμενος ψάχνει ένα προϊόν σε μακρινό ράφι, κάποιος άλλος περιμένει να περάσει από τον ίδιο διάδρομο, ένα best seller βρίσκεται στο πιο απομακρυσμένο σημείο της αποθήκης ή το παλιό απόθεμα μετακινείται ξανά και ξανά χωρίς ουσιαστικό λόγο.
Μια αποδοτική αποθήκη δεν βασίζεται μόνο στην ταχύτητα της ομάδας, αλλά κυρίως στη σωστή οργάνωση του χώρου. Όσο λιγότερες άσκοπες μετακινήσεις απαιτεί η καθημερινή εργασία, τόσο πιο γρήγορα και ομαλά ολοκληρώνεται η προετοιμασία των παραγγελιών. Το καλό νέο είναι ότι αυτές οι βελτιώσεις μπορούν συχνά να γίνουν χωρίς επιπλέον κόστος, απλώς οργανώνοντας διαφορετικά τα προϊόντα και τη ροή εργασίας.
Σε αυτό το πρώτο μέρος του οδηγού παρουσιάζουμε τρεις πρακτικές ενέργειες που μπορείτε να εφαρμόσετε άμεσα, ώστε να μειώσετε τις περιττές μετακινήσεις, να εξοικονομήσετε χρόνο και να οργανώσετε πιο αποδοτικά την αποθήκη του eshop σας.
Πού χάνεται πραγματικά χρόνος στην αποθήκη ενός ηλεκτρονικού καταστήματος
Σε μια αποθήκη eshop, ένα μεγάλο μέρος της ημέρας μπορεί να καταναλώνεται στο περπάτημα. Ο άνθρωπος που συλλέγει τα προϊόντα μιας παραγγελίας δεν χάνει χρόνο μόνο όταν ψάχνει κάτι. Χάνει χρόνο και όταν διανύει μεγάλες αποστάσεις ξανά και ξανά, για προϊόντα που θα μπορούσαν να βρίσκονται πολύ πιο κοντά στον πάγκο συσκευασίας.
Αυτό γίνεται ακόμη πιο έντονο όταν υπάρχουν πολλές μικρές παραγγελίες μέσα στην ημέρα. Για παράδειγμα, αν ένα προϊόν πωλείται καθημερινά και βρίσκεται στο πίσω μέρος της αποθήκης, κάθε παραγγελία που το περιλαμβάνει προσθέτει περιττή διαδρομή. Μία φορά μπορεί να μη φαίνεται σημαντικό. Δέκα, είκοσι ή πενήντα φορές την ημέρα, όμως, γίνεται πραγματική απώλεια χρόνου. Η λύση δεν είναι απαραίτητα να μεγαλώσετε την αποθήκη ή να προσθέσετε περισσότερους ανθρώπους. Η πρώτη λύση είναι να μειώσετε τις αποστάσεις για τα προϊόντα που κινούνται περισσότερο.
1. Χωρίστε τα προϊόντα σας σε 3 ομάδες
Το πρώτο βήμα είναι να μην αντιμετωπίζετε όλα τα προϊόντα με τον ίδιο τρόπο. Δεν έχουν όλα την ίδια ζήτηση, ούτε χρειάζεται να βρίσκονται όλα στα πιο εύκολα προσβάσιμα σημεία. Μια απλή και πρακτική μέθοδος είναι να χωρίσετε τα προϊόντα σας σε τρεις ομάδες:
Προϊόντα Α: τα προϊόντα με τις περισσότερες πωλήσεις. Είναι τα είδη που φεύγουν πιο συχνά και εμφανίζονται συχνότερα στις παραγγελίες σας.
Προϊόντα Β: τα προϊόντα με μεσαία ζήτηση. Δεν είναι τα κορυφαία σε πωλήσεις, αλλά κινούνται αρκετά ώστε να χρειάζονται μια σχετικά καλή θέση.
Προϊόντα Γ: τα προϊόντα με χαμηλότερη ζήτηση. Πωλούνται πιο σπάνια, άρα δεν χρειάζεται να καταλαμβάνουν τις πιο άμεσες και «πολύτιμες» θέσεις της αποθήκης.
Αφού κάνετε αυτόν τον διαχωρισμό, οργανώστε την αποθήκη σας ανάλογα με τη συχνότητα πώλησης. Τα προϊόντα Α πρέπει να βρίσκονται όσο γίνεται πιο κοντά στον πάγκο συσκευασίας ή στα σημεία από όπου ξεκινά και ολοκληρώνεται η διαδικασία εκτέλεσης παραγγελιών. Τα προϊόντα Β μπορούν να βρίσκονται στη μέση της διαδρομής, ενώ τα προϊόντα Γ μπορούν να τοποθετηθούν πιο πίσω ή σε λιγότερο άμεσα σημεία. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας περπατά λιγότερο για τα προϊόντα που χρειάζεται πιο συχνά. Η αλλαγή μπορεί να φαίνεται απλή, αλλά στην καθημερινή λειτουργία κάνει μεγάλη διαφορά.
Ένα απλό παράδειγμα
Ας πούμε ότι έχετε ένα eshop με είδη κατοικίδιων. Κάποια προϊόντα, όπως τροφές για σκύλους και γάτες, λιχουδιές και άμμο υγιεινής, πωλούνται καθημερινά και αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος των παραγγελιών. Άλλα προϊόντα, όπως παιχνίδια, ρούχα ή ειδικά αξεσουάρ, έχουν χαμηλότερη συχνότητα πώλησης μέσα στον μήνα.
Αν τα προϊόντα υψηλής ζήτησης βρίσκονται στο πίσω μέρος της αποθήκης, κάθε παραγγελία απαιτεί περισσότερη μετακίνηση και χρόνο. Αν όμως τα μεταφέρετε κοντά στον πάγκο συσκευασίας, η συλλογή τους γίνεται πιο γρήγορη και πιο ξεκούραστη. Δεν αλλάξατε την ομάδα. Δεν αγοράσατε νέο εξοπλισμό. Δεν προσθέσατε κόστος. Απλώς βάλατε τα σωστά προϊόντα στα σωστά σημεία.
2. Μην συγκεντρώνετε όλα τα best sellers στον ίδιο διάδρομο
Ένα συχνό λάθος είναι να τοποθετούνται όλα τα δημοφιλή προϊόντα στο ίδιο σημείο. Στην αρχή αυτό φαίνεται λογικό: «Αφού αυτά φεύγουν περισσότερο, ας τα έχουμε όλα μαζί». Στην πράξη, όμως, μπορεί να δημιουργήσει συμφόρηση. Αν δύο ή τρία άτομα κάνουν συλλογή παραγγελιών την ίδια στιγμή και όλοι χρειάζονται προϊόντα από τον ίδιο διάδρομο, αρχίζουν να εμποδίζουν ο ένας τον άλλον. Ο ένας περιμένει να περάσει, ο άλλος ψάχνει στο ράφι, ένας τρίτος αφήνει προσωρινά ένα κουτί στη μέση. Έτσι, η αποθήκη χάνει τη ροή της.
Η καλύτερη προσέγγιση είναι να μοιράσετε τα προϊόντα με τις υψηλότερες πωλήσεις σε περισσότερα σημεία ή διαδρόμους. Ο στόχος δεν είναι απλώς να βρίσκονται κοντά, αλλά να επιτρέπουν στην ομάδα να κινείται άνετα. Σκεφτείτε την αποθήκη σαν έναν δρόμο με κίνηση. Αν όλα τα αυτοκίνητα περνούν από το ίδιο στενό, θα δημιουργηθεί μποτιλιάρισμα. Αν υπάρχουν περισσότερες διαδρομές, η κίνηση μοιράζεται και όλα λειτουργούν πιο ομαλά. Το ίδιο ισχύει και στην αποθήκη. Η σωστή κατανομή των best sellers βοηθά ειδικά σε ώρες αιχμής, σε περιόδους εκπτώσεων, σε αυξημένες παραγγελίες ή σε ημέρες με πίεση πριν την παραλαβή από τη μεταφορική.
3. Μην μετακινείτε συνεχώς παλιό απόθεμα χωρίς λόγο
Όταν ένα προϊόν αρχίζει ξαφνικά να πουλάει περισσότερο, είναι λογικό να θέλετε να το φέρετε σε καλύτερη θέση. Αυτό είναι σωστό. Το λάθος είναι να σταματά η καθημερινή λειτουργία για να μετακινηθεί όλο το υπάρχον απόθεμα.
Αν ένα προϊόν βρίσκεται σε μια πιο απομακρυσμένη θέση και πλέον πρέπει να γίνει προϊόν Α, δεν είναι πάντα απαραίτητο να μεταφέρετε αμέσως όλα τα τεμάχια. Μπορείτε να αφήσετε το παλιό απόθεμα εκεί που βρίσκεται μέχρι να πουληθεί και να τοποθετήσετε το νέο απόθεμα στη νέα, πιο εύκολα προσβάσιμη θέση. Έτσι, η αποθήκη βελτιώνεται σταδιακά χωρίς να χάνεται χρόνος σε συνεχείς εσωτερικές αναδιατάξεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μικρές και μεσαίες ομάδες, όπου κάθε ώρα μετράει. Η οργάνωση δεν πρέπει να γίνεται εις βάρος της εκτέλεσης των παραγγελιών. Πρέπει να τη βοηθά.
Πώς να ξεκινήσετε χωρίς να διαταράξετε τη λειτουργία της αποθήκης
Δεν χρειάζεται να αναδιοργανώσετε ολόκληρη την αποθήκη μέσα σε μία ημέρα. Ξεκινήστε απλά. Δείτε τις πωλήσεις των τελευταίων εβδομάδων ή μηνών και εντοπίστε ποια προϊόντα εμφανίζονται συχνότερα στις παραγγελίες. Αυτά είναι οι πρώτοι υποψήφιοι για την ομάδα Α.
Στη συνέχεια, παρατηρήστε τη σημερινή τους θέση. Είναι κοντά στον πάγκο συσκευασίας; Χρειάζεται κάποιος να διασχίσει όλη την αποθήκη για να τα πάρει; Βρίσκονται όλα μαζεμένα σε ένα σημείο που δημιουργεί συνωστισμό; Αν ναι, κάντε μικρές διορθώσεις. Μετακινήστε σταδιακά τα πιο δημοφιλή προϊόντα σε πιο πρακτικά σημεία. Μοιράστε τα σε περισσότερους διαδρόμους. Αφήστε τα προϊόντα χαμηλής ζήτησης σε λιγότερο κεντρικές θέσεις. Και αποφύγετε τις μεγάλες, άσκοπες μετακινήσεις αποθέματος που διακόπτουν τη ροή της ημέρας.
Τα οφέλη για το ηλεκτρονικό σας κατάστημα
Με μια πιο σωστή οργάνωση αποθήκης, μπορείτε να πετύχετε:
- ταχύτερη συλλογή προϊόντων,
- καλύτερο έλεγχο κόστους,
- λιγότερα περιττά βήματα μέσα στην ημέρα,
- πιο ομαλή κίνηση στους διαδρόμους,
- λιγότερη πίεση στις ώρες αιχμής,
- καλύτερη αξιοποίηση της ομάδας,
- πιο γρήγορη και σταθερή εκτέλεση παραγγελιών.
Το σημαντικότερο είναι ότι όλα αυτά μπορούν να ξεκινήσουν χωρίς επιπλέον εργατοώρες ή έξτρα επενδύσεις. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τα πάντα. Χρειάζεται να οργανώσετε καλύτερα αυτά που ήδη έχετε.
Μικρές αλλαγές που κάνουν μεγάλη διαφορά στην καθημερινή λειτουργία ενός eshop
Η αποθήκη ενός eshop δεν χρειάζεται να είναι τεράστια για να γίνει πιο αποδοτική. Χρειάζεται να είναι λογικά οργανωμένη. Όταν τα προϊόντα που πωλούνται περισσότερο βρίσκονται πιο κοντά, όταν οι εργαζόμενοι δεν μπλοκάρουν ο ένας τον άλλον και όταν το απόθεμα δεν μετακινείται χωρίς λόγο, η εκτέλεση παραγγελιών γίνεται πιο γρήγορη και πιο ήρεμη.
Και αυτό είναι το πραγματικό ζητούμενο: μια αποθήκη που βοηθά το eshop να τηρεί τις υποσχέσεις του προς τον πελάτη, χωρίς περιττό άγχος και χωρίς χαμένο χρόνο. Στο επόμενο μέρος του οδηγού, θα δούμε πότε και γιατί ένα μικρό eshop πρέπει να ξεκινά την αυτοματοποίηση των διαδικασιών του, πριν αυτές γίνουν εμπόδιο στην ανάπτυξή του.
Συνεχίστε στο επόμενο μέρος: Οδηγός Αποθήκης Eshop – Μέρος 2: Γιατί η αυτοματοποίηση πρέπει να ξεκινήσει νωρίς