Διαβάστε στο προηγούμενο μέρος: Οδηγός Αποθήκης Eshop – Μέρος 1: Οργάνωση για ταχύτερη εκτέλεση παραγγελιών
Η καλύτερη στιγμή για να αυτοματοποιήσετε την αποθήκη του eshop σας δεν είναι όταν αρχίσετε να «πνίγεστε» στις παραγγελίες, αλλά όσο ακόμη προλαβαίνετε να οργανωθείτε σωστά. Πολλά μικρά eshops λειτουργούν με απλές, χειροκίνητες διαδικασίες. Κάποιος βλέπει την παραγγελία, ελέγχει το απόθεμα, ετοιμάζει το δέμα, συμπληρώνει στοιχεία, ενημερώνει την αποστολή και απαντά στον πελάτη. Όταν οι παραγγελίες είναι λίγες, αυτό μπορεί να λειτουργεί. Το πρόβλημα είναι ότι η ανάπτυξη σπάνια προειδοποιεί. Μια επιτυχημένη διαφημιστική καμπάνια, μια περίοδος εκπτώσεων, η Black Friday, μια αναφορά από influencer ή απλώς μια σταθερή αύξηση στη ζήτηση μπορούν ξαφνικά να φέρουν πολύ περισσότερες παραγγελίες από όσες είχε συνηθίσει η ομάδα σας.
Τότε οι διαδικασίες αρχίζουν να πιέζονται. Το Excel δεν ενημερώνεται στην ώρα του. Τα στοιχεία καταχωρούνται ξανά και ξανά. Κάποιος ψάχνει αν υπάρχει προϊόν στο ράφι. Και όσο αυξάνεται η πίεση, αυξάνονται και τα λάθη. Η αυτοματοποίηση δεν είναι πολυτέλεια μόνο για μεγάλα eshops. Είναι ένας τρόπος να χτίσετε από νωρίς μια πιο ήρεμη, πιο σταθερή και πιο αποδοτική καθημερινή λειτουργία.
Γιατί τα μικρά eshops συχνά καθυστερούν την αυτοματοποίηση
Ένα μικρό eshop μπορεί εύκολα να σκεφτεί: «Ακόμη τα προλαβαίνουμε όλα χειροκίνητα, άρα δεν χρειάζεται να αλλάξουμε κάτι». Και πράγματι, στην αρχή αυτό μπορεί να φαίνεται σωστό. Όταν έχετε λίγες παραγγελίες την ημέρα, ο χειροκίνητος έλεγχος μοιάζει διαχειρίσιμος. Ξέρετε περίπου τι υπάρχει στην αποθήκη, θυμάστε ποια προϊόντα κινούνται περισσότερο και μπορείτε να διορθώσετε τα λάθη σχετικά γρήγορα. Όμως αυτός ο τρόπος λειτουργίας βασίζεται πολύ στη μνήμη, στην εμπειρία και στην προσωπική προσπάθεια. Όσο το eshop μεγαλώνει, αυτή η εξάρτηση γίνεται αδυναμία. Η αυτοματοποίηση βοηθά ώστε η γνώση να μην βρίσκεται μόνο «στο μυαλό» ενός ανθρώπου.
Το σημείο καμπής στην αποθήκη όπου οι χειροκίνητες διαδικασίες δεν επαρκούν
Κάθε αποθήκη eshop έχει ένα σημείο όπου οι χειροκίνητες διαδικασίες αρχίζουν να πιέζονται. Συχνά αυτό εμφανίζεται όταν οι παραγγελίες πλησιάζουν περίπου τις 80-100 την ημέρα. Το πρόβλημα είναι ότι πολλές επιχειρήσεις καταλαβαίνουν πως έφτασαν σε αυτό το σημείο αφού το έχουν ήδη ξεπεράσει. Σε εκείνη τη στιγμή, οι επιλογές είναι συνήθως πιο περιορισμένες:
- να προσλάβετε περισσότερο προσωπικό,
- να αυξήσετε τις εργατοώρες,
- να αναθέσετε μέρος της αποθήκης σε εξωτερικό συνεργάτη,
- να κάνετε αλλαγές βιαστικά, ενώ οι παραγγελίες ήδη τρέχουν.
Καμία από αυτές τις επιλογές δεν είναι απαραίτητα λάθος. Όμως όλες γίνονται πιο δύσκολες όταν εφαρμόζονται υπό πίεση. Αντίθετα, όταν ξεκινάτε την αυτοματοποίηση νωρίτερα, έχετε χρόνο να δοκιμάσετε, να διορθώσετε, να εκπαιδεύσετε την ομάδα και να προσαρμόσετε τις διαδικασίες σας χωρίς πανικό.
Τι σημαίνει πρακτικά αυτοματοποίηση για ένα μικρό eshop
Η αυτοματοποίηση δεν σημαίνει απαραίτητα πολύπλοκα συστήματα ή μεγάλες επενδύσεις. Για ένα μικρό ή μεσαίο eshop, μπορεί να ξεκινήσει από πολύ πιο απλά πράγματα.
- Σημαίνει να μη χρειάζεται να καταχωρείτε τα ίδια στοιχεία δύο και τρεις φορές.
- Σημαίνει να ενημερώνεται το απόθεμα άμεσα σε πραγματικό χρόνο.
- Σημαίνει να μειώνεται η πιθανότητα λάθους όταν ετοιμάζεται μια παραγγελία.
- Σημαίνει να γνωρίζει η ομάδα τι πρέπει να κάνει χωρίς να ρωτά συνεχώς ή να ψάχνει στα ράφια.
- Σημαίνει να περνούν οι πληροφορίες από το eshop στην αποθήκη, στην αποστολή και στην εξυπηρέτηση πελατών με όσο το δυνατόν λιγότερη χειροκίνητη παρέμβαση.
Με απλά λόγια, αυτοματοποίηση είναι να αφήνετε το σύστημα να αναλαμβάνει τις επαναλαμβανόμενες κινήσεις, ώστε οι άνθρωποι να ασχολούνται με τις αποφάσεις, τον έλεγχο και την εξυπηρέτηση.
Ποιες διαδικασίες αξίζει να αυτοματοποιήσετε πρώτες
Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα μαζί. Η σωστή αρχή είναι να εντοπίσετε τα σημεία όπου χάνεται καθημερινά χρόνος ή γίνονται συχνά λάθη. Ένα από τα πρώτα σημεία είναι το απόθεμα. Αν δεν γνωρίζετε με ακρίβεια τι υπάρχει διαθέσιμο, τι έχει ήδη δεσμευτεί για παραγγελίες και τι περιμένετε από προμηθευτές, τότε κάθε τμήμα της επιχείρησης δυσκολεύεται. Η αποθήκη χάνει χρόνο σε ελέγχους, η εξυπηρέτηση πελατών δεν μπορεί να απαντήσει άμεσα και οι αγορές γίνονται λιγότερο προβλέψιμες.
Ένα δεύτερο σημείο είναι η επανακαταχώριση στοιχείων. Αν τα στοιχεία του πελάτη, της παραγγελίας ή της αποστολής πρέπει να γράφονται ξανά χειροκίνητα, τότε χάνεται χρόνος και αυξάνεται ο κίνδυνος λάθους. Ακόμη και ένα μικρό λάθος σε διεύθυνση, ποσότητα ή προϊόν μπορεί να δημιουργήσει επιστροφή, καθυστέρηση και επιπλέον επικοινωνία.
Ένα τρίτο σημείο είναι η ενημέρωση του πελάτη. Όταν ο πελάτης γνωρίζει εγκαίρως ότι η παραγγελία του ετοιμάζεται, έχει αποσταλεί ή καθυστερεί, μειώνονται οι ερωτήσεις και αυξάνεται η εμπιστοσύνη. Αυτή η ενημέρωση μπορεί σε μεγάλο βαθμό να γίνεται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να στέλνει κάθε μήνυμα ξεχωριστά.
Γιατί η αυτοματοποίηση είναι πιο εύκολη σε μικρό eshop
Όταν οι παραγγελίες είναι λιγότερες, υπάρχει περισσότερος χρόνος για δοκιμές. Μπορείτε να αλλάξετε μια διαδικασία, να δείτε πώς λειτουργεί, να διορθώσετε τα σημεία που δεν σας εξυπηρετούν και να εκπαιδεύσετε την ομάδα χωρίς να κινδυνεύει η καθημερινή ροή. Επίσης, οι διαδικασίες είναι ακόμη πιο απλές. Αυτό κάνει τη μετάβαση πιο εύκολη και πιο οικονομική. Όσο περισσότερο καθυστερείτε, τόσο περισσότερες συνήθειες δημιουργούνται. Και όταν μια ομάδα έχει μάθει να δουλεύει για καιρό με έναν συγκεκριμένο χειροκίνητο τρόπο, η αλλαγή γίνεται πιο δύσκολη.
Πώς η αυτοματοποίηση μειώνει τα ανθρώπινα λάθη
Ο στόχος δεν είναι απλώς να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα. Είναι να τα κάνετε και πιο σωστά. Σε μια αποθήκη eshop, ένα λάθος δεν τελειώνει τη στιγμή που γίνεται. Αν σταλεί λάθος προϊόν, ακολουθεί επικοινωνία με τον πελάτη, επιστροφή, νέα αποστολή, πιθανό κόστος μεταφορικών, απώλεια χρόνου και ίσως μια αρνητική κριτική. Όταν τα δεδομένα περνούν αυτόματα από το ένα στάδιο στο άλλο, όταν το απόθεμα ενημερώνεται σωστά και όταν οι διαδικασίες είναι πιο ξεκάθαρες, η ομάδα κάνει λιγότερα λάθη. Και όταν μειώνονται τα λάθη, η ταχύτητα έρχεται πιο φυσικά.
Πού μπορεί να βοηθήσει η τεχνητή νοημοσύνη
Για ένα μικρό eshop, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στην ανάλυση επαναλαμβανόμενων δεδομένων και στη λήψη πιο γρήγορων αποφάσεων. Για παράδειγμα, μπορεί να αναδείξει ποια προϊόντα κινούνται περισσότερο, ποια παρουσιάζουν συχνές ελλείψεις, ποιες περίοδοι έχουν αυξημένη ζήτηση ή ποιες ερωτήσεις πελατών επαναλαμβάνονται συχνά. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων, όπως όταν ένα προϊόν πλησιάζει σε χαμηλό απόθεμα, όταν μια κατηγορία παρουσιάζει αυξημένη ζήτηση ή όταν υπάρχουν παραγγελίες που καθυστερούν περισσότερο από το συνηθισμένο.
Σε πιο προχωρημένο επίπεδο, μπορεί να υποστηρίξει προβλέψεις ζήτησης ή πιο έξυπνη οργάνωση των προϊόντων στην αποθήκη. Όμως η τεχνητή νοημοσύνη δεν αντικαθιστά τη σωστή βάση. Για να λειτουργήσει σωστά, χρειάζεται καθαρά δεδομένα, ενημερωμένο απόθεμα και ξεκάθαρες διαδικασίες. Αν τα δεδομένα είναι λάθος ή οι διαδικασίες μπερδεμένες, τότε ακόμη και η πιο έξυπνη τεχνολογία θα δώσει περιορισμένο αποτέλεσμα.
Πώς να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση απλά
Η αυτοματοποίηση δεν χρειάζεται να ξεκινήσει ως ένα μεγάλο και σύνθετο έργο. Μπορεί να ξεκινήσει απλά, με μια πιο προσεκτική ματιά στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης. Ρωτήστε την ομάδα σας:
- Ποιες εργασίες κάνουμε κάθε μέρα με τον ίδιο τρόπο;
- Πού χάνουμε περισσότερο χρόνο;
- Ποια στοιχεία πληκτρολογούμε ξανά;
- Πού γίνονται τα περισσότερα λάθη;
- Ποιες πληροφορίες ψάχνουμε συχνότερα;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας δείξουν από πού πρέπει να ξεκινήσετε. Για πολλά eshops, η αρχή βρίσκεται στο απόθεμα, στις αποστολές, στην ενημέρωση παραγγελιών και στη σύνδεση των βασικών πληροφοριών μεταξύ eshop και αποθήκης. Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα από την πρώτη ημέρα. Χρειάζεται να ξεκινήσετε από τα σημεία που έχουν τη μεγαλύτερη καθημερινή επίδραση.
Μικρά βήματα σήμερα, λιγότερη πίεση αύριο
Αν διαχειρίζεστε ένα μικρό eshop, ίσως η αυτοματοποίηση να μη φαίνεται ακόμη επείγουσα. Αυτό όμως είναι ακριβώς το πλεονέκτημά σας. Τώρα μπορείτε να οργανωθείτε χωρίς πίεση. Μπορείτε να δοκιμάσετε λύσεις, να απλοποιήσετε διαδικασίες, να μειώσετε χειροκίνητες κινήσεις και να δημιουργήσετε μια βάση που θα σας στηρίξει όταν οι παραγγελίες αυξηθούν.
Η αυτοματοποίηση δεν πρέπει να ξεκινήσει όταν η αποθήκη φτάσει στα όριά της. Πρέπει να ξεκινήσει νωρίτερα, όταν υπάρχει ακόμη χρόνος για σωστές αποφάσεις. Γιατί όσο πιο οργανωμένα μεγαλώνει ένα eshop, τόσο πιο εύκολα μπορεί να εξυπηρετήσει περισσότερους πελάτες χωρίς να χάνει τον έλεγχο της καθημερινής του λειτουργίας.