Διαβάστε στο προηγούμενο μέρος: Οδηγός Αποθήκης Eshop – Μέρος 4: Εντοπίστε τα λάθη στην αποθήκη σας
Τυποποιήστε τις διαδικασίες
Η αποθήκη σας αποστέλλει 100 ή περισσότερες παραγγελίες κάθε μέρα; Τότε είναι πολύ πιθανό να εργάζονται στον χώρο πολλοί διαφορετικοί άνθρωποι. Για να παραδίδετε σταθερά υψηλής ποιότητας αποτελέσματα, είναι κρίσιμο όλοι να εκτελούν τις εργασίες με τον ίδιο τρόπο.
Καθώς το online κατάστημά σας μεγαλώνει, πιθανότατα θα χρειάζεται να προσλαμβάνετε τακτικά νέο προσωπικό. Είναι σημαντικό οι νέοι εργαζόμενοι να εκπαιδεύονται σωστά και γρήγορα, ώστε να μπορούν να εργάζονται ανεξάρτητα όσο το δυνατόν συντομότερα.
Όταν μια ομάδα μεγαλώνει και το προσωπικό αλλάζει συχνά, η τυποποίηση των διαδικασιών γίνεται απαραίτητη.
Οι τυποποιημένες διαδικασίες διασφαλίζουν ότι όλοι εργάζονται με τον ίδιο τρόπο και ότι άλλα τμήματα, όπως η εξυπηρέτηση πελατών, γνωρίζουν ακριβώς τι μπορούν να περιμένουν από τη λειτουργία της αποθήκης.
Δημιουργήστε μια σαφή περιγραφή για κάθε διαδικασία. Καταγράψτε όλα τα βήματα και ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση κάθε ενέργειας. Η καταγραφή αυτή σας βοηθά να σκεφτείτε πιο προσεκτικά πώς θέλετε να πραγματοποιούνται οι εργασίες στην αποθήκη σας.
Παράλληλα, σας βοηθά να διατηρείτε τις διαδικασίες απλές, κατανοητές και εύκολες στην εφαρμογή. Αν μια διαδικασία είναι δύσκολο να περιγραφεί, πιθανότατα είναι δύσκολο και να εφαρμοστεί στην πράξη.
Κάντε τις διαδικασίες ορατές
Όλοι στην αποθήκη πρέπει να διαθέτουν την ίδια γνώση και να μπορούν να εργάζονται αυτόνομα. Εκτυπώστε τις περιγραφές των διαδικασιών και τοποθετήστε τες στα σημεία όπου είναι απαραίτητες. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι μπορούν εύκολα να ανατρέχουν στις οδηγίες και να γνωρίζουν πώς πρέπει να εκτελείται κάθε εργασία.
Οι διαδικασίες μπορούν να εξελίσσονται
Η τυποποίηση δεν σημαίνει ότι οι διαδικασίες παραμένουν αμετάβλητες. Ο στόχος είναι όλοι να εργάζονται με συνέπεια και με τον ίδιο τρόπο. Αν εντοπίσετε έναν καλύτερο τρόπο εκτέλεσης μιας εργασίας, ενημερώστε τη σχετική διαδικασία και βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν την αλλαγή.