Διαβάστε στο προηγούμενο μέρος: Οδηγός Αποθήκης Eshop – Μέρος 2: Γιατί η αυτοματοποίηση πρέπει να ξεκινήσει νωρίς
Δώστε σε κάθε προϊόν έναν μοναδικό κωδικό
Ο κωδικός προϊόντος είναι ένας μοναδικός αριθμός που αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο προϊόν. Η χρήση κωδικών προϊόντων διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων και εξασφαλίζει την ομαλή ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών συστημάτων. Ο κωδικός αυτός είναι ευρέως γνωστός ως SKU (Stock Keeping Unit).
Κάθε παραλλαγή ενός προϊόντος, όπως διαφορετικό χρώμα ή μέγεθος, πρέπει να διαθέτει τον δικό της ξεχωριστό κωδικό. Βλέποντας μόνο το SKU, θα πρέπει να καταλαβαίνετε αμέσως ποιο προϊόν αντιπροσωπεύει.
Αν ο κατασκευαστής ή ο προμηθευτής έχει ήδη αποδώσει κωδικούς στα προϊόντα, συνήθως είναι πιο πρακτικό να χρησιμοποιήσετε αυτούς. Έτσι, δεν χρειάζεται να σκεφτείτε πώς θα τους δημιουργήσετε μόνοι σας, ενώ οι κωδικοί είναι πιθανό να αναγράφονται ήδη στη συσκευασία. Παράλληλα, διευκολύνεται και η διαδικασία των αγορών.
Μπορείτε, βέβαια, να δημιουργήσετε και τους δικούς σας κωδικούς προϊόντων. Δεν υπάρχει ένας ενιαίος, τυποποιημένος τρόπος δημιουργίας SKU, επομένως μπορείτε να επιλέξετε τη δομή που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Ορισμένες χρήσιμες συμβουλές είναι οι εξής:
- Μην ξεκινάτε τους κωδικούς με 0.
- Χρησιμοποιήστε σταθερό μήκος.
- Δημιουργήστε μια λογική και συνεπή δομή.
Μην ξεκινάτε τους κωδικούς με 0
Αποφύγετε να ξεκινάτε τους κωδικούς προϊόντων με το μηδέν (0). Πολλά προγράμματα, όπως το Excel, αφαιρούν αυτόματα τα αρχικά μηδενικά. Έτσι, ένας κωδικός όπως ο 00876 μπορεί σε ορισμένα σημεία να εμφανιστεί ως 876. Αποφεύγοντας τα αρχικά μηδενικά, περιορίζετε τον κίνδυνο λαθών και ασυμφωνιών μεταξύ διαφορετικών αρχείων και συστημάτων.
Χρησιμοποιείτε σταθερό μήκος
Για μεγαλύτερη σαφήνεια και ευκολότερη αναγνώριση, είναι χρήσιμο όλοι οι κωδικοί προϊόντων να έχουν το ίδιο μήκος, για παράδειγμα 8 χαρακτήρες. Θέλετε επίσης να χρησιμοποιείτε διαχωριστικά; Τοποθετήστε τα πάντα στην ίδια θέση, όπως 872.87-771 και 325.65-355.
Δημιουργήστε μια λογική δομή
Αν αναπτύξετε μια καλή δομή για τους κωδικούς προϊόντων σας, γίνεται ευκολότερο να αποδίδετε κωδικό σε κάθε νέο προϊόν. Επιπλέον, σας επιτρέπει να αναγνωρίζετε γρήγορα την κατηγορία του προϊόντος μόνο από τον κωδικό του. Για παράδειγμα, σε ένα κατάστημα ρούχων θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη δομή:
- 2 ψηφία για την κατηγορία προϊόντος, π.χ. 12 για τα παντελόνια
- 4 ψηφία για το συγκεκριμένο προϊόν, π.χ. 4322 για το G-Star 301 EU Edition
- 2 ψηφία για το μέγεθος, π.χ. 04 για Large
- 2 γράμματα για το χρώμα, π.χ. NB για Navy Blue
Με αυτή τη δομή, ο κωδικός του παντελονιού G-Star 301 EU Edition, σε μέγεθος Large και χρώμα Navy Blue, θα μπορούσε να είναι: 12432204NB ή, με διαχωριστικά 12.4322.04NB.
Ένας πιθανός κίνδυνος των αυστηρά καθορισμένων δομών είναι ότι, μελλοντικά, μπορεί να αποδειχθούν υπερβολικά περιοριστικές. Για παράδειγμα, ίσως αρχικά χρησιμοποιείτε μόνο ένα ψηφίο για το μέγεθος, επειδή διαθέτετε επτά μεγέθη. Αν όμως έπειτα από δύο χρόνια προσθέσετε περισσότερα, η συγκεκριμένη δομή ενδέχεται να μην επαρκεί. Για τον λόγο αυτό, σχεδιάστε το σύστημα κωδικοποίησης με προοπτική και αφήστε αρκετό χώρο για μελλοντικές παραλλαγές.